В нашия екип знаем, че организирането на събитие - от малко фирмено парти, до голяма международна конференция - си е голямо предизвикателство. И независимо от мащаба на събитието, всеки път, ако стъпките по съставянето и изпълнението не са спазени, възникват казуси. Ето трите основни перипета пред доброто представяне:
Не навременно планиране, без отчитане на технологичното време - Много хора не познават процесите по организацията и претворяването на планирано събитие в реалност, затова и не знаят колко точно време отнемат. По тази причина често се очаква работа да бъде свършена в много кратък срок. Това винаги е за сметка на качеството и отношенията в екипа, затова планирайте събитията си по-отрано и при възможност се запознайте поне с времето, което различните дейности отнемат.
Не всеки в екипа знае своите задачи - Много често в организацията на някое събитие участват доста хора. Много от тях обаче не са наясно с отговорностите си и могат ли да взимат решения или не. В следствие на което процесите се забавят, а някои направо спират. Тук много полезно би било да има координатор на събитието, който да е сигурен, че всеки знае какво и как да направи, така, че да постигнем общата цел - гладко протичащо събитие с усмихнати и доволни клиенти.
Има липса на отворена комуникация с клиентите - Наблюдават се доста промени при организацията и провеждането на което и да е събитие, свързани с внезапно възникнали случки и идеи. В такъв момент е добре и крайният клиент да бъде запознат и да участва във вземането на решенията. Разбира се, не е добре, ако се счупи една чиния да звъните на “баш шефа”, но отворената комуникация по време на процеса прави всички страни в него спокойни. Дори, когато е само потвърждение на някоя от промените в броят на гостите или репетицията за музикалното шоу. Постарайте се, че клиентът Ви знае, че работите в него интерес и не взимате бързи, необмислени решения.
За нас доброто събитие винаги е било въпрос на екипна работа, а ако спазвате горните правила, ще присъствате на добре планирани и изпълнени събития, в един весел и духовит екип.
